העיקרון הבסיסי מאחורי חומרי הקצף טמון ביכולתם להפחית את מתח הפנים של נוזל באמצעות שימוש בחומרי שטח, ובכך לאפשר לגז ליצור בועות יציבות בתוך המדיום הנוזלי. למולקולות פעילי שטח יש אופי כפול-היותן הידרופיליות בקצה האחד וליפופיליות בקצה השני. כאשר גז מוכנס לנוזל (למשל, באמצעות ערבול או הזרקת אוויר), מולקולות פעילי שטח אלו סופגות אל ממשק הגז -נוזל של הבועות. ספיחה זו מורידה את מתח הפנים של הבועות, מקלה על היווצרותן ומונעת מהן להיקרע בטרם עת. מנגנון זה מהווה את הבסיס לפעולתו של חומר מקציף ומייצג את תפקידו התפקודי העיקרי. מרכיבי עזר וחומרי עיבוי המשולבים בתכשירים מקציפים משמשים לשיפור נוסף של יציבות הקצף. חומרים כגון חלבונים, פוליסכרידים או קסנטאטים מגבירים את צמיגות המדיום הנוזלי, ובכך מעכבים את ההתלכדות והפריצה שלאחר מכן של בועות התלויות בתוכו. במקביל, חומרים אלה יוצרים סרט דק על פני משטחי הבועות, אשר פועל כמחסום לבריחת גז; מנגנון זה מאריך את תוחלת החיים של הקצף ומבטיח שהקצף יישאר במרקם -עדין ועמיד. לעקרון זה יש משמעות מיוחדת בניסוח של מוצרי מזון, קוסמטיקה וחומרי ניקוי.
המאפיינים הספציפיים של קצף קשורים קשר הדוק ליציבות של ממשק הגז -נוזל. על ידי התאמה מדויקת של פרמטרים כגון ריכוז פעילי שטח, צמיגות נוזל ויחס מרכיבי עזר, חומרי הקצף מאפשרים שליטה על תכונות הקצף -כולל גודל בועות, צפיפות ועמידות. באופן זה, חומרי הקצף משמשים לא רק לשיפור המשיכה החזותית ואיכויות המישוש של מוצר, אלא גם מבטיחים יעילות תפקודית ויציבות מבנית ביישומים שונים הקשורים לתעשייה ולמזון-.
